Oficinas de representación, representante para la promoción y publicidad
Conceptos de la Superintendencia Financiera |
Concepto 2009050847-001 del 23 de julio de 2009. Síntesis: Si se pretenda clausurar una oficina de representación de una entidad del exterior financiera del exterior para optar por la figura de un representante para la promoción y publicidad de sus productos y servicios, la institución representada debe observar el procedimiento previsto en la Circular Externa 007 de 1996 con el fin de que la Superintendencia proceda a evaluar y a autorizar la clausura de la oficina de representación. La entidad del exterior podrá solicitar la autorización para promocionar y publicitar sus productos y servicios mediante un representante, para cuyo efecto deberá para cumplir los mismos requisitos señalados para el establecimiento de una oficina de representación. Es potestativo de la entidad representada, que las personas designadas para desempeñar las labores de promoción y publicidad de sus productos y servicios ostenten la calidad de “funcionario” de la matriz, filial o subsidiaria. «(…) formula varios interrogantes relacionados con la autorización para promover productos y servicios de (…) N.A. en Colombia. (…) Sobre el particular, se absolverán los interrogantes formulados en el mismo orden en que se plantean en la petición, a saber: 1. “En el evento en que una entidad del exterior que tiene oficina de representación debidamente autorizada para operar con su representante debidamente posesionado ante la Superintendencia Financiera, decida cerrar la oficina y abrir una representación en los casos de excepción del Decreto 2558 de 2007, es necesario tramitar nuevamente la autorización del representante, si se trata de la misma persona? En la documentación de la entidad del exterior por medio de la cual se acredita la solicitud de cierre de la oficina de representación y apertura de la representación sería explícita la ratificación del representante”. De acuerdo con lo dispuesto por los artículos 3º, numerales 7 y 8, 4º, 5º y 11 del Decreto 2558 de 2007, se requiere la autorización previa de la Superintendencia Financiera de Colombia –SFC- para promover los productos y servicios a través de un representante, quien a su turno, debe obtener la autorización de posesión por parte de este Organismo. Por lo tanto, en el evento de que se pretenda clausurar una oficina de representación de una entidad del exterior financiera del exterior para optar, en cambio, por la figura de un representante para la promoción y publicidad de sus productos y servicios, la institución representada debe observar el procedimiento previsto en la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 007 de 1996) con el fin de que la Superintendencia proceda a evaluar y a autorizar la clausura de la oficina de representación. Simultáneamente la entidad del exterior podrá solicitar la autorización para promocionar y publicitar sus productos y servicios a través de un representante, para cuyo efecto deberá para cumplir los mismos requisitos señalados en el artículo 4º del Decreto 2558 de 2007 para el establecimiento de una oficina de representación, actualizando en lo pertinente la información a que haya lugar. Ello significa, entonces, que la designación del representante debe ser una nueva decisión expresa y explícita del órgano social competente de la entidad financiera del exterior, que puede recaer en la misma persona que se desempeñaba como representante de la oficina de representación, o una distinta. 2. “De acuerdo con los términos del decreto 2558, en el caso de una entidad del exterior autorizada para promover en Colombia con base en algunas excepciones del decreto mencionado (no a través de oficina de representación), es posible que el representante designe promotores que realicen la actividad de promoción de productos y servicios de la entidad promocionada que no sean empleados de la filial o subsidiaria?”. Sobre el particular, resulta pertinente transcribir lo dispuesto por los numerales 1º y 3º del artículo 5º del Decreto 2558 de 2007, a saber:
Como puede observarse, al tenor literal de la norma transcrita es claro que corresponde a la institución del exterior tanto la designación del representante como de los funcionarios que cumplirán las labores de promoción y publicidad en los términos autorizados a las oficinas de representación, pudiendo ser estas últimas personas, funcionarios de la entidad matriz, filial o subsidiaria, según sea el caso, establecida en el país. Así pues, es potestativo de la entidad representada, que las personas designadas para desempeñar las labores de promoción y publicidad de sus productos y servicios ostenten la calidad de “funcionario” de la matriz, filial o subsidiaria. 3. “De acuerdo con los términos del decreto 2558, en el caso de una entidad del exterior autorizada para promover en Colombia a través de oficina de Representación, es posible que el representante designe promotores que realicen la actividad de promoción de productos y servicios de la entidad representada que sean empleados de la filial o subsidiaria?”. Sin perjuicio de lo señalado en la respuesta anterior, la hipótesis planteada en este numeral no se encuentra expresamente regulada en el Decreto 2558 de 2007. Tampoco se observa en dicha normatividad prohibición o restricción alguna para que el representante de la oficina de representación en Colombia designe personas que realicen la promoción de productos o servicios de la entidad representada, ni se establecen condiciones o calidades especiales a tales personas para el ejercicio de sus funciones. En consecuencia, previo acuerdo o convenio entre la entidad del exterior representada y la filial o subsidiaria en Colombia, el representante de la oficina de representación en Colombia puede designar aquellas personas que estime competentes para realizar la promoción de productos o servicios de su representada, incluso si son empleadas de las entidades vinculadas, siempre y cuando sus funciones y obligaciones queden perfectamente delimitadas y no haya lugar a confundir al público respecto de la entidad responsable de los productos o servicios que promociona, y se abstengan en todo momento de incurrir en las prohibiciones previstas en el artículo 8º del Decreto 2558 de 2007 para las oficinas de representación, representantes y funcionarios1. 4. “En aquellos casos en los cuales una entidad del exterior representada en Colombia mediante una oficina de representación vaya a cambiar su forma de representación para hacerlo mediante alguno de los casos de excepción del Decreto 2558 de 2007, para efectos de la obtención de la autorización respectiva por parte de la Superintendencia Financiera, es posible que la documentación presentada para la apertura de la oficina de representación y que no deba ser actualizada sirva como soporte de (sic) para la obtención de la autorización de la oficina de representación correspondiente bajo alguna de las excepciones? Como ejemplo puede mencionarse la supervisión del regulador de la entidad en el exterior.” El numeral 2 del artículo 5º del Decreto 2558 de 2007 es claro en señalar que “El representante deberá presentar la documentación pertinente a que se hace referencia en el artículo 4° del presente decreto”, esto es, la documentación necesaria para el establecimiento en Colombia de una oficina de representación, previa autorización de esta Superintendencia. Por lo tanto, en los casos en que la entidad del exterior tenga ya autorizada una oficina de representación y quiera promocionar y publicitar sus productos y servicios a través de un representante, debe cumplir los nuevos requisitos previstos en el artículo 4º del Decreto 2558, para lo cual puede actualizar la información la información remitida con ocasión del establecimiento de la oficina de representación. Así por ejemplo, debe (actualizar) el certificado de existencia y representación de la entidad del exterior allegado en su oportunidad, así como el hecho de encontrarse actualmente sometida a la inspección y vigilancia del supervisor competente. 5. “Para la presentación de la documentación requerida por el decreto 2558 es posible cumplir tal requisito documentario mediante copias físicas de la información que figura en la Página Internet de la institución representada y/o su regulador, tales como estados financieros, certificado de existencia y representación legal, permiso etc.? Para estos efectos la solicitud de autorización incluiría una certificación por parte del representante de la entidad del exterior solicitando el trámite o el apoderado correspondiente, de la existencia de tal información en las respectivas páginas de Internet a la fecha de presentación de la solicitud?
De la lectura de la norma transcrita es claro que cada uno de los requisitos documentales allí exigidos deben ser acreditados a la SFC en la forma y términos allí establecidos, en idioma español o con su respectiva traducción oficial. La norma en mención no permite alternativas distintas a las allí señaladas como pudiera ser la planteada en el interrogante, así conduzcan al mismo fin. 6. “En el evento en que una entidad del exterior que tiene oficina de representación debidamente autorizada para operar por la Superintendencia Financiera, decida continuar desarrollando las actividades de promoción ya no por intermedio de una oficina de representación sino a través de la subsidiaria local, es posible que la entidad del exterior solicite a la Superintendencia Financiera convertir la oficina de representación o representación bajo alguno de los casos de excepción del Decreto 2558? Lo anterior con el fin de no desarrollar dos procedimientos (solicitud de cierre de la oficina y solicitud de autorización de representación en los casos de excepción del decreto 2558 de 2007), con el mismo propósito”. Del examen de lo dispuesto por el pluricitado Decreto 2558 no se encuentra previsto trámite alguno como el de la conversión sugerida en la pregunta. En consecuencia, para la situación planteada deberá surtirse ante la SFC en primera instancia el cierre de la Oficina de Representación y posteriormente, una vez expedido el pronunciamiento respectivo, podrá solicitarse la autorización para establecer en Colombia un Representante en los términos señalados por el artículo 5º ibídem, pues se reitera, en el texto del Decreto 2558 no se encuentra previsto el trámite de “conversión” del esquema de Oficina de Representación” a Representante o viceversa. La respuesta a este interrogante se complementa con lo expuesto frente a la pregunta descrita en el numeral 1 de su consulta. 7. “En aquellos casos en que la entidad del exterior está representada en Colombia basado en alguno de los casos de excepción del Decreto 2558, quien tiene la representación y desarrolla la promoción es la subsidiaria autorizada para (sic) por la Superintendencia Financiera para operar en Colombia? o acaso la representación la tiene la persona natural designada y posesionada para esos efectos, y las personas a través de las cuales se desarrolla la promoción pueden o no ser empleados de la subsidiaria?. En caso de ser la subsidiaria, quiere esto decir que el decreto 2558 está incluyendo una nueva operación autorizada para el tipo de entidad vigilada que tenga la subsidiaria respectiva?” En este punto se reitera lo aquí expuesto al contestar el primer interrogante formulado en el sentido de señalar que para el régimen de excepción, esto es, cuando no se requiere del establecimiento de la correspondiente Oficina de Representación, se exige de la autorización previa de la SFC para promover los productos y servicios a través de un representante, quien a su turno, debe obtener la autorización de posesión por parte de este Organismo, todo ello en acatamiento a lo previsto por los artículos 3º, numerales 7 y 8, 4º, 5º y 11 del Decreto 2558 de 2007. Bajo este esquema, es claro que la persona natural designada por la institución del exterior es quien actuará como representante de la misma y, por ende, “(…) quien se dedicará a promocionar o publicitar los productos o servicios de la institución representada, en los términos autorizados a las oficinas de representación por el presente decreto” (ver numeral 1º del artículo 5º ibídem). Así las cosas, el precitado Decreto 2558 no confiere tal calidad a la matriz, filial o subsidiaria de la institución del exterior establecida en Colombia, sino a la persona natural por esta última designada, quien necesariamente deberá cumplir con las calidades y requisitos señalados en el artículo 11 de dicho Decreto, esto es, efectuar el trámite correspondiente y posesionarse ante la SFC, de conformidad con lo establecido en el literal g) del numeral 2 del artículo 326 del EOSF. Finalmente, en punto al interrogante relacionado con la calidad de “funcionario” que deben ostentar las personas designadas, consideramos suficiente remitimos a lo expuesto ya en la respuesta dada al interrogante 2 de este oficio. (…).»
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Última modificación 14/12/2012